Zehn fertige KI-Routinen, die im Alltag eine Stunde pro Tag sparen koennen
Zeitersparnis mit KI-Assistenten entsteht vor allem, wenn wiederkehrende Aufgaben automatisch nach Zeitplan laufen, statt jede Anfrage von Hand zu stellen. Gespeicherte Prompts mit Triggern uebernehmen so kleine Routinearbeiten im Voraus.
Die meisten Menschen nutzen ihren KI-Assistenten wie eine Suchmaschine: öffnen, fragen, schließen. Die eigentliche Zeitersparnis zeigt sich erst, wenn der Assistent nach einem Zeitplan läuft und die kleinen Aufgaben erledigt, bevor man sich überhaupt hinsetzt.
Ich habe diese als Routinen für Grok Bot geschrieben, wobei eine Routine ein gespeicherter Prompt plus ein Auslöser ist: ein Zeitplan wie "werktags um 7:47" oder ein Ereignis wie eine neue E-Mail. Die Prompts sind in einfachem Englisch gehalten, sodass sie als Ausgangspunkt mit jedem Assistenten funktionieren, der geplante Aufgaben ausführen und Kalender oder E-Mails lesen kann.
Hier sind die zehn, mit denen ich anfangen würde, kopiert aus einem kostenlosen Starter-Kit, das ich zusammengestellt habe. Jede folgt drei Regeln, und die sind wichtiger als die Formulierung:
Hinweis: GrokBotStore ist ein inoffizieller, von der Community erstellter Store. Er steht in keiner Verbindung zu den Entwicklern von Grok Bot und wird von ihnen nicht unterstützt.
Ihnen wird auffallen, dass keine dieser Routinen zur vollen Stunde läuft. Wenn viele Routinen gleichzeitig um 8:00 auslösen, konkurrieren sie miteinander. Zeiten außerhalb der vollen Stunde liegen außerdem kurz davor, statt genau in der Minute, in der man sich hinsetzt. Es ist eine Kleinigkeit, die dafür sorgt, dass sich die Ergebnisse fertig und nicht zu spät anfühlen.
Benötigt einen Kalender-Connector. Cron: 47 7 * * 1-5.
Schau in meinen Kalender für heute. Schreibe eine kurze Tagesagenda für den Morgen: 1. Jedes Meeting in zeitlicher Reihenfolge: Uhrzeit, Titel, Teilnehmer und eine Zeile dazu, worauf ich mich vorbereiten sollte (prüfe die Meeting-Beschreibung und alle verlinkten Dokumente).
2. Markiere Überschneidungen, aufeinanderfolgende Blöcke ohne Pause und Meetings ohne Agenda. 3.
Liste meine freien Blöcke von 45 Minuten oder mehr auf und schlage vor, wofür ich den größten davon nutzen sollte. Halte dich unter 12 Zeilen. Verwende meine lokale Zeitzone.
Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Wenn mein Kalender heute leer ist, schicke eine Zeile mit dieser Info. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode Variante: Verlege sie auf den Vorabend ( 47 18 * * 0-4 ) und sage "morgen", wenn du lieber am Vorabend planst.
Benötigt Gmail oder Outlook. Cron: 17 8 * * 1-5.
Prüfe meinen E-Mail-Eingang auf Nachrichten, die seit gestern zu dieser Zeit eingegangen sind (montags seit Freitagmorgen). Ignoriere Newsletter, Belege, Benachrichtigungen und Werbung. Wähle die 5 Nachrichten aus, die am dringendsten eine Antwort oder eine Entscheidung von mir brauchen. Für jede: Absender, Betreff, in einer Zeile warum sie wichtig ist, und eine Ein-Satz-Antwort als Vorschlag. Sende oder erstelle nichts. Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Wenn nichts meine Aufmerksamkeit braucht, sage "Posteingang leer" und nichts anderes. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode Die Obergrenze von 5 ist bewusst gewählt. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.
Mein Arbeitstag neigt sich dem Ende zu. Anhand des heutigen Kalenders und der E-Mails, die ich heute gesendet habe: 1. Liste auf, woran ich heute offensichtlich gearbeitet habe (maximal 5 Punkte).
2. Liste offene Punkte auf: E-Mails, auf die ich antworten wollte, Meetings, die Nachfragen nach sich gezogen haben. 3.
Schlage die eine wichtigste erste Aufgabe für morgen früh vor. Halte es kurz und einfach. Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 04. Wochenrückblick (freitags 15:47) Führe meinen Wochenrückblick durch. Sieh dir den Kalender dieser Woche und meine gesendeten E-Mails an, um zu rekonstruieren, was ich getan habe.
Schreibe dann: - Erfolge (3 Punkte) - Was liegen geblieben ist und warum (maximal 3 Punkte) - Meetings, die sich nicht gelohnt haben (sei ehrlich) - Die Top 3 Ergebnisse für nächste Woche, formuliert als Ergebnisse, nicht als Aufgaben - Eine Sache, mit der ich aufhören sollte Beende es mit zwei Fragen zum Nachdenken. Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 05.
Meeting-Vorbereitung, 30 Minuten vorher (alle 30 Minuten, Arbeitszeiten) Diese Routine läuft häufig, bleibt aber fast immer stumm. Cron: 17,47 8-18 * * 1-5.
Prüfe meinen Kalender auf ein Meeting, das zwischen 14 und 44 Minuten ab jetzt beginnt und mindestens eine Person von außerhalb meines Unternehmens umfasst. Gibt es keins, stoppe und sende nichts. Gibt es eines: Fasse zusammen, wer die Teilnehmer sind (aus der Einladung, meinen früheren E-Mails mit ihnen und einer kurzen Websuche zu ihrem Unternehmen), worüber wir zuletzt gesprochen haben, und 3 clevere Fragen, die ich stellen könnte. Maximal 10 Zeilen. Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Gibt es kein solches Meeting, sende nichts. Enter fullscreen mode Exit fullscreen Mode Das Fenster von 14 bis 44 Minuten passt zum 30-Minuten-Zeitplan, sodass jedes Meeting genau einmal erfasst wird.
Finde E-Mails, die ich in den letzten 14 Tagen gesendet habe und die eine Frage stellten oder etwas anforderten, noch keine Antwort erhalten haben und mindestens 3 Tage alt sind. Überspringe automatisierte oder Massen-Nachrichten. Für jede (maximal 8): Empfänger, Betreff, Wartezeit in Tagen und eine freundliche Nachfrage in 2 Sätzen, die ich senden könnte.
Speichere die Nachfragen nur als Entwürfe, falls mein E-Mail-Connector Entwürfe unterstützt; sende sie niemals. Schicke mir die Liste in diesem Chat. Wenn nichts wartet, sende nichts.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 07. Rechnungs- und Verlängerungs-Wächter (montags 8:47) Durchsuche meine E-Mails der letzten 45 Tage nach Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Abo-Verlängerungen und auslaufenden Testphasen. Liste alles auf, was in den nächsten 10 Tagen fällig ist oder sich verlängert: worum es sich handelt, der Betrag falls angezeigt, das Fälligkeitsdatum und ob es sich vermutlich um etwas handelt, das ich kündigen möchte.
Sortiere nach Datum. Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Wenn nichts fällig ist, sende eine Zeile mit dieser Info.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 08. News zu meinen Themen (werktags 12:47) Kein Connector nötig, nur Websuche. Ersetze die Platzhalter vor dem Speichern.
Durchsuche das Web nach den wichtigsten Nachrichten der letzten 24 Stunden zu diesen Themen: [THEMA 1], [THEMA 2], [THEMA 3]. Wähle die 5 Punkte aus, die für jemanden, der in diesen Bereichen arbeitet, am wichtigsten sind. Für jeden: Schlagzeile, eine Zeile "warum das wichtig ist", und der Link.
Überspringe alles, was bereits in deinen früheren Zusammenfassungen in diesem Chat behandelt wurde. Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Wenn nichts Wichtiges passiert ist, sende nichts.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 09. Fokuszeit-Wächter (sonntags 19:17) Sieh dir meinen Kalender für die kommende Woche (Montag bis Freitag) an. Zähle meine Meeting-Stunden pro Tag.
Finde die besten Zwei-Stunden-Blöcke für konzentriertes Arbeiten (bevorzuge die Morgenstunden) und schlage bis zu 4 davon vor. Erstelle oder ändere keine Termine. Liste nur die vorgeschlagenen Blöcke und den vollsten Tag auf, auf den man achten sollte.
Schicke mir das Ergebnis in diesem Chat. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode Wenn du ihm vertraust, ändere die dritte Zeile zu "Lege diese Blöcke als private Termine namens Focus an".
Durchsuche meine E-Mails der letzten 3 Monate nach Belegen und Rechnungen, die sich wiederholen (monatliche oder jährliche Abos). Erstelle eine Tabelle: Dienst, Preis, Abrechnungszyklus, Datum der letzten Abbuchung und eine Empfehlung behalten / prüfen / kündigen, basierend darauf, wie oft ich es offenbar nutze (achte auf aktuelle Nutzungsmails). Ergänze die Monatssumme. Kündige nichts. Schicke mir die Tabelle in diesem Chat. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode So installiert man eine Routine in Grok Bot Es gibt keinen Einstellungen-Bildschirm zum Ausfüllen. Man macht es im Chat:
Um eine später zu ändern, fragt man einfach: "verschiebe die Tagesagenda auf 7:50" oder "pausiere die Posteingangs-Routine".
Wenn eine Routine auf deine E-Mails oder deinen Kalender zugreift, muss der passende Connector für diesen Bot verbunden sein. Ist er es nicht, bitte den Bot, ihn zu verbinden.
Es ist eine grobe Schätzung, kein Versprechen. Wer 5 oder 6 dieser Routinen nutzt, spart etwa 10 Minuten bei der Tagesplanung, 15 beim Sortieren der E-Mails, 10 bei der Meeting-Vorbereitung und 10 bei Nachfragen, dazu kommt noch der Wochenrückblick. Wer wenig E-Mails bekommt und wenige Meetings hat, spart weniger.
Mein Rat: Fangt mit zwei an. Die meisten wählen die Tagesagenda und die Top-5-E-Mails. Lasst sie eine Woche laufen, verbessert die Formulierung dort, wo euch das Ergebnis stört, und fügt dann mehr hinzu. Zehn Routinen am ersten Tag werden nur zu Lärm.
Jeder Prompt oben ist Nur-Lese- oder Nur-Entwurf. Keiner sendet, archiviert, löscht, kündigt oder erstellt etwas. Das ist Absicht. Lockert eine Zeile erst auf, nachdem ihr eine Weile beobachtet habt, wie sich eine Routine verhält, und haltet alles, was E-Mails sendet oder Geld ausgibt, hinter eurer eigenen Freigabe.
Ich habe diese zehn Routinen als kostenlosen Download verpackt: Jede hat ihre eigene Datei mit dem Prompt, dem empfohlenen Zeitplan in Worten und im Cron-Format, den Anforderungen und einigen Varianten, dazu eine einseitige Installationsanleitung. Ihr könnt das kostenlose Routinen-Starter-Set hier abrufen (zahl so viel ihr wollt, $0 ist in Ordnung).
Es ist inoffiziell und von der Community erstellt, und nichts darin führt Code aus oder greift auf eure Konten zu. Es ist reiner Text, den ihr in euren eigenen Bot einfügt.
Welche Routine würdest du als Nummer 11 hinzufügen? Ich sammle Ideen für die nächste Version.
Automatisch übersetzt. Das Original auf Englisch ist unten aufklappbar.
Original (Englisch) anzeigen
Most people use their AI assistant like a search box: open it, ask, close it. The real time savings show up when the assistant runs on a schedule and does the small chores before you sit down.
I've been writing these as routines for Grok Bot, where a routine is a saved prompt plus a trigger: a schedule like "weekdays at 7:47" or an event like a new email. The prompts are plain English, so they work as a starting point with any assistant that can run scheduled tasks and read your calendar or email.
Here are the ten I'd start with, copied from a free starter kit I put together. Each one follows three rules, and they matter more than the wording:
Disclosure: GrokBotStore is an unofficial, community-made store. It isn't affiliated with or endorsed by the makers of Grok Bot.
You'll notice none of these run on the hour. When lots of routines all fire at 8:00, they compete with each other. Off-the-hour times also land just before you sit down instead of the minute you do. It's a small thing that makes the results feel ready, not late.
Needs a calendar connector. Cron: 47 7 * * 1-5.
Look at my calendar for today. Write a short morning agenda: 1. Each meeting in time order: time, title, who's in it, and one line on what I should prepare (check the invite description and any linked doc). 2. Flag clashes, back-to-back blocks with no break, and meetings with no agenda. 3. List my free blocks of 45 minutes or more and suggest what to use the biggest one for. Keep it under 12 lines. Use my local time zone. Send the result to me in this chat. If my calendar is empty today, send one line saying so. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode Tweak: move it to the evening before ( 47 18 * * 0-4 ) and say "tomorrow" if you like to plan the night before.
Needs Gmail or Outlook. Cron: 17 8 * * 1-5.
Check my email inbox for messages received since this time yesterday (since Friday morning on Mondays). Ignore newsletters, receipts, notifications and promotions. Pick the 5 messages that most need a reply or a decision from me. For each: sender, subject, why it matters in one line, and a one-sentence suggested reply. Do not send or draft anything. Send the result to me in this chat. If nothing needs me, say "Inbox clear" and nothing else. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode The cap of 5 is deliberate. If everything is important, nothing is.
It's the end of my workday. Using today's calendar and the emails I sent today: 1. List what I clearly worked on today (max 5 bullets).
2. List open loops: emails I promised to answer, meetings that produced follow-ups. 3.
Suggest the single most important first task for tomorrow morning. Keep it short and plain. Send the result to me in this chat.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 04. Weekly review (Fridays 15:47) Run my weekly review. Look at this week's calendar and my sent email to reconstruct what I did.
Then write: - Wins (3 bullets) - What slipped and why (max 3 bullets) - Meetings that weren't worth it (be honest) - Next week's top 3 outcomes, phrased as results, not tasks - One thing to stop doing End with two questions for me to reflect on. Send the result to me in this chat. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 05.
Meeting prep, 30 minutes before (every 30 min, work hours) This one runs often but almost always stays silent. Cron: 17,47 8-18 * * 1-5.
Check my calendar for a meeting that starts between 14 and 44 minutes from now and includes at least one person outside my company. If there is none, stop and send nothing. If there is one: summarize who the attendees are (from the invite, my past emails with them, and a quick web search of their company), what we last talked about, and 3 smart questions I could ask. Max 10 lines. Send the result to me in this chat. If there is no such meeting, send nothing. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode The 14-to-44-minute window matches the 30-minute schedule, so each meeting gets caught exactly once.
Find emails I sent in the last 14 days that asked a question or requested something and have no reply yet, and are at least 3 days old. Skip automated or bulk messages. For each (max 8): recipient, subject, days waiting, and a 2-sentence friendly follow-up I could send.
Save the follow-ups as drafts only if my email connector supports drafts; never send them. Send the list to me in this chat. If there is nothing waiting, send nothing.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 07. Bills and renewals watch (Mondays 8:47) Search my email from the last 45 days for invoices, payment reminders, subscription renewals, and free trials ending. List anything due or renewing in the next 10 days: what it is, amount if shown, due date, and whether it looks like something I might want to cancel.
Sort by date. Send the result to me in this chat. If nothing is due, send one line saying so.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 08. News on my topics (weekdays 12:47) No connector needed, just web search. Replace the placeholders before saving.
Search the web for the most important news from the last 24 hours on these topics: [TOPIC 1], [TOPIC 2], [TOPIC 3]. Pick the 5 items that matter most for someone who works on these. For each: headline, one-line "why it matters", and the link.
Skip anything already covered in your earlier digests in this chat. Send the result to me in this chat. If nothing important happened, send nothing.
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode 09. Focus-time guard (Sundays 19:17) Look at my calendar for the coming week (Monday to Friday). Count my meeting hours per day.
Find the best two-hour blocks for deep work (prefer mornings) and propose up to 4 of them. Do not create or change any events. Just list the proposed blocks and the busiest day to watch out for.
Send the result to me in this chat. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode When you trust it, change the third line to "Create these blocks as private events called Focus."
Search my email from the last 3 months for receipts and invoices that repeat (monthly or yearly subscriptions). Make a table: service, price, billing cycle, last charge date, and a keep / review / cancel suggestion based on how often I seem to use it (look for recent usage emails). Add the monthly total. Do not cancel anything. Send the table to me in this chat. Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode How to install one in Grok Bot There's no settings screen to fill in. You do it in chat:
To change one later, just ask: "move the morning agenda to 7:50" or "pause the inbox routine".
If a routine reads your email or calendar, the matching connector has to be connected for that bot. If it isn't, ask the bot to connect it.
It's a rough estimate, not a promise. If you run 5 or 6 of these, it's about 10 minutes saved planning the day, 15 sorting email, 10 on meeting prep and 10 on follow-ups, plus the weekly review. If you get little email and have few meetings, you'll save less.
My advice: start with two. Most people pick the morning agenda and inbox top 5. Run them for a week, fix the wording where the output annoys you, then add more. Ten routines on day one just becomes noise.
Every prompt above is read-only or draft-only. None of them send, archive, delete, cancel or create anything. That's on purpose. Loosen a line only once you've watched a routine behave for a while, and keep anything that sends email or spends money behind your own approval.
I packaged these ten routines as a free download: each one has its own file with the prompt, the suggested schedule in words and in cron format, what it needs, and a few tweaks, plus a one-page install guide. You can grab the free routines starter here (pay what you want, $0 is fine).
It's unofficial and community-made, and nothing in it runs code or touches your accounts. It's plain text you paste into your own bot.
Which routine would you add as number 11? I'm collecting ideas for the next version.